Excel数据验证,不得不说的几个问题

数据验证是Excel提供的用于检验数据有效性的功能。相比事后在大量数据中手工校核，不如在事前使用好数据验证功能，从而更好地保证表格数据的完整和规范。对于学习Excel，了解和掌握数据验证功能是很有必要的。可在实际应用中，尽管数据验证功能全面和完善，依然存在要怎么用，如何用，何时用的问题。

了解和掌握数据验证功能

我们通过指定数据类别，可以将数据组织起来，并保存在Excel中。数据类别只能保证存储的数据符合类别规则要求，却不能保证是否有效、可靠。例如，给人的身高定义为带有两位小数的数字（单位为米），至于输入是1.75，还是100.75，都符合要求，都可以保存。但我们知道100.75不是有效的，现实中不存在如此身高的人。如何保证数据有效、可靠，在Excel中就是数据验证功能要实现并解决的。

数据验证这个称谓有些专业性的意味，在软件系统中，数据验证或者保证数据有效性和一致性一直都是级别最高的工作和任务，从字段、记录、行间、表间验证，到前端验证、后端验证，甚至双重验证等，涉及系统的方方面面。因为数据失真会导致后期的工作和结果失去意义。

在Excel中，数据验证对某一类单元格的值进行验证。验证过程包括设置、输入信息、出错警告。设置，就是对数据验证的定义，通过定义Excel可以自动判断当前值是否符合要求。输入信息，就是选中单元格时，及时提示给用户的信息，告知对输入内容的要求。出错警告，就是对出现违规情况的处理。三者都是组成数据验证的有效部分，缺少任何一个部分都会影响到验证功能的效果。

使用验证功能的局限性

虽然我们知道数据验证的重要性和必要性，但在实践中也存在局限性。数据验证功能通常在多人使用的情况下才能发挥作用，但即便是上级让下级汇报材料，上级也认为当面或者电话沟通是最有效的方法，很少会选择采用在Excel中增加验证功能来解决问题。处理问题的方式是与地域文化、传统观念有关系，所以在实际工作中是否使用验证功能的确是需要平衡利弊的。

建议在Excel模板中使用

在制度和管理的刚性要求面前，数据验证功能似乎有更多的应用机会。当员工提交的表格必须严格按照要求时，可以先将表格保存为模板，将具体的要求通过数据验证的方式固化在模板中，以保证填报数据准的确性和整个表格的有效性。

验证功能只对新数据有效

在已经填好数据的单元格增加验证功能没有作用。数据验证是在当单元格的值发生变化时触发的。如果原有的值不符合标准，同时该值没有发生变化，就不会触发验证功能。所以，如果决定使用验证功能，最好在未填写数据时就设置好，而不是等数据都填写后再设置。

提示信息和出错警告一样重要

很多人在介绍数据验证功能时，更多地讲如何设置。设置固然重要，它是执行验证的标准，但是提示信息与出错警告一样重要。充分的提示信息可以让人更好地理解填写要求，从而在提示信息的引导下，填写正确、有效的信息；出错警告是为出错问题提供解决方案的，其重要程度不言而喻。如果出错，却没有对应有效地处理方式，那么验证功能也就失去意义了。

正确使用出错警告的三个级别

出错警告有三个级别：信息、警告、停止。信息的含义就是告知的意思，告诉你有这样的要求；警告的含义就是最好执行要求，实在不执行也没关系；停止的含义就是必须执行要求，不执行要求，就那也去不了，只能停在这。可见，三个级别越来越高。至于选择哪一个，视情况而定。

以上就是对于Excel数据验证功能谈到的几个问题，希望能够对你有帮助。