在工作中使用WhatsApp的危险

本文选自《社交力：如何打造你的个人品牌》

本文作者艾玛·雅各布斯

工作场所聊天群组通常在虚拟闲聊区交谈，但这种聊天方式也存在风险。

在2017年6月的英国大选中，吉莲·基根当选为奇切斯特议会议员之后，她发现，有证据表明，
WhatsApp群组对于她具有重大价值。通过她私人电话上的免费短信服务功能，向女性保守党政客们发送短信，基根女士可以利用她的新同龄人的集体经验，其中包括拥有20多年议会经验的国会议员。手指滑动一下智能手机屏幕，她找到有关应对社交媒体滥用、新闻采访、管理乡村选区、关闭邮局，甚至园艺方面的诸多建议。曾在金融、信息技术和制造业任职过的基根女士称，WhatsApp群组为“政客的妈妈网”。她喜欢WhatsApp胜过电子邮件，这表明其语气虽非正式但非常肯定。相比之下，电子邮件在商业相关行业具有压倒性的优势。她指出：“处理堆积如山的案头文件时，您会分心。”她是WhatsApp上多个政治群组成员，也是其办公室和家庭群组成员。虽然非正式工作场所聊天群组可以提供信息，但也有风险。员工可能发现自己受到欺凌、排挤或超负荷工作。如果使用不当，短信服务可能会损害雇主的声誉。WhatsApp和其他应用程序之所以吸引人，部分原因是端对端的加密，这意味着只有用户端和个人或群组接收端可以看到文本信息、照片和视频。其他应用程序，例如Signal（美国国家安全局举报人埃德·斯诺登使用）和elegram提供加密的消息传递服务。据报道，白宫的一些工作人员也使用过另一项服务“Confide”。

加密对在政界工作的人员特别有吸引力。它作为一种向新闻界透露消息和建立秘密集团的方式，也具备与同事交流商业信息这种更为平常的特征。不过，短信服务不仅在政治领域且在各种工作场所都颇受欢迎。一项针对使用WhatsApp的急诊外科医疗队的研究表明，聊天群组将等级制度扁平化，使初级学员可以接触经验丰富的内科医生，后者可以提供支持和监督。另一项发表在《信息技术教育杂志》上的研究将WhatsApp作为教师和学生之间的交流工具，研究结果表明这款应用增强了师生关系。伦敦大学卡斯商学院组织行为教授安德烈·斯派塞表示，这样做有许多好处，“它降低了沟通成本，又提高了透明度”。然而，通过增加员工需要检查的另一条信息流，它可能会使人们应接不暇，从而进一步模糊家庭与办公室之间的界限。许多雇主鼓励使用Slack（电子邮件的一种替代方法），作为安全的沟通方式，在此过程中，Slack已成为另一种需要监控的、与工作有关的沟通系统。

WhatsApp主要用于闲聊和发牢骚。在我工作的办公室里，千禧一代整天坐在那里玩WhatsApp，彼此发短信，并像小学生一样窃笑。基根女士说，周末她绝不会通过WhatsApp向办公室发送短信，因为“这会迫使‘团队’回复。作为管理者，您必须小心如何使用它”。这种非正式的短信服务可能比电子邮件更令人讨厌。基根女士的丈夫，日本信息技术设备和服务公司富士通的英国和爱尔兰董事长迈克尔·基根采取另一种方法。“周末我绝不会给初级职员发送WhatsApp息，不过，对于高级职员，我可能会。”这种非正式性是一把双刃剑。正如学校所指出的，老师们遭遇到“粗俗的语言和行为”。这不仅仅是青少年的问题，也是工人们的问题。

最近，人力资源管理人员的专业机构英国特许人事和发展协会向从业人员询问了WhatsApp群组（包括正式群组以及为寻求咨询、社交和八卦而设立的群组）对企业文化的影响。26%的受访者认为，他们改善了工作场所，鼓励了合作，并为相互支持提供了机会。其他人则悲观——40%的受访者认为他们损害企业文化。一位匿名的人力资源管理人员表示，“只要用在正确的方面，它可以为员工带来巨大好处。然而，人们容易做出不当行为，发现自己违反了政策，却未能认识到自己的行为所造成的影响”。

另外有人将
WhatsApp描述为“恃强凌弱的工具”，用来阻止员工下班后喝酒，或将同事拒之门外。特许人事和发展协会伦敦业务主管戴维·杜萨对WhatsApp持乐观态度，并将其视为办公室闲聊的延伸。“人们总是批评他们的雇主（和同事），但这在酒吧里没有发生。”他说，技术仅反映了企业文化。“就其本身而言，WhatsApp不会欺凌同事。”但诸如WhatsApp之类的安全和非正式短信服务则会引诱员工对文本作即兴评论。不同于工作后的酒局，对话记录可以很容易泄露给他人，例如，转发消息。基根女士说，这很大程度上取决于信任。“您会产生一种安全感。发生在旅行中的事情都是隐性合同。”然而，信息可能是由于意外而不是故意泄露的，就像工党议员不小心将嘲讽信息发送给错误的群组一样。年利达律师事务所就业顾问西蒙·克尔·戴维斯指出，在工作手机上使用WhatsApp，在很多情况下，会因冒犯信息接收者、损害雇主声誉，或泄露机密信息，而违反雇主准则。

随着时间的推移，工作人员逐渐认识到电子邮件的风险，并改变了他们在工作中使用电子邮件的方式。不过，尽管员工们习惯了WhatsApp之类的应用，却错误地认为这是一种临时的交流方式。同样，人们习惯于知道工作用的笔记本属于雇主，但不一定认为他们的手机也是属于他们的。“如果设备为雇主所拥有……那么雇主监控使用情况则是完全合法的，前提是要向雇员明确雇主保留这一权利。”克尔·戴维斯先生表示，世界各地的法律各不相同。例如，在数据隐私方面，德国被认为是最严格的国家，雇主监控和审查员工发送的信息的权利有限，即使是在工作设备上也是如此。在英国，如果雇主明确规定其政策，则可以“要求归还设备并访问内容，以调查有关设备使用的任何问题”。抖音信息安全通信专家卡罗尔·特里奥指出，对于在工作手机上使用WhatsApp的员工而言，在将工作设备或应用程序用于个人用途之前要三思而后行，这是一个好规则。为此，她建议，“如果您想在工作中保留一些隐私，那就不要让他们察觉到，也不要让他们的系统知道。”

无论在当今的企业界、公共部门还是民间社会

领导者都必须充分认识到社交媒体可能给他们带来的战略影响和风险

本书列入他们阅读的首要清单中