通用合同管理系統設計方案一

導讀：公司的經營活動離不開合同，合同的簽訂離不開審批，拋開審批談合同管理將顯得很空洞，但是在合同管理中，僅僅有合同審批流程是不夠的，審批是過程，而合同管理系統則是承載這個過程的結果，如何設計一款通用的合同管理系統則顯得很重要。本文作者從合同管理系統的價值出發，對設計一款合同管理系統需要註意的問題進行瞭梳理總結，與大傢分享。一、合同管理系統的價值公司經營活動離不開合同，如何將這些合同管好是每一個企業都應該思考的問題。合同管理系統作為合同管理線上化的基礎，是企業信息化繞不開的話題，合同管理系統的價值有：1.規范管理合同管理是企業管理環節中必不可少的一環，在企業的日常經營活動中，會簽訂各種各樣的合同，有和供應商簽訂的采購合同，有和員工簽訂的人事合同，有和客服簽訂的銷售合同等等。種類繁多，且數量龐大企業規模越大，合同的種類及數量越龐大，每種合同都有不同的規范，不同的歸檔人員，人為管理這麼多的合同難度有點高，而合同管理系統可以讓我們將這麼多類型、這麼多數量的合同進行統一、規范管理。2.集中管理合同是業務和管理的雙向訴求，在企業的經營過程中，合同的歸口部門在不同的業務部門當然，紙質文檔一般會由財務或者行政或者其他部門進行統一存檔，沒有一個統一的入口提供所有合同管理的情況下，會給合同的查詢、閱覽等帶來不便，合同管理系統可以將不同業務部門的不同類型的合同集中管理起來，提供統一的查詢入口，為合同的查詢、閱覽帶來便利。3.決策支撐合同本身是一個文檔，要麼是在線文檔、要麼是附件文檔，這些文檔本身是沒辦法進行直接提供支撐數據支撐的，在合同管理系統中，我們先要把合同的關鍵數據提取出來，放到合同管理系統中。當合同數據全面錄入合同管理系統以後，合同的各種數據都可以被進行統計，如合同金額、合同的收款、付款情況，收付款計劃等等，這些數據按照業務需要進行加工以後，就可以為業務提供全面的數據、決策支撐。合同管理對於企業的價值不是一兩句就能說得完的，我們要清楚的是：一個公司、合同管理必不可少，合同管理系統則是支撐合同管理的關鍵，是企業信息化繞不開的話題，每個企業都應該設計或者選擇一款適合自己企業的合同管理系統。二、選擇或者設計一款合同管理系統，先確定三點內容1.范圍：合同管理系統的前提合同管理系統設計前，首先應該做內部調研，明確合同管理的范圍。企業的業務涉及面都是比較廣的，不同的業務有不同的合同，如人事合同、采購合同、銷售合同等等。明確合同管理范圍以後，我們就應該基於當前的業務和管理訴求來設計我們的合同管理系統。但是要註意：不能僅僅隻看當下，合同管理是業務和管理的雙方訴求，這個訴求會隨著時間的推移發生變更。畢竟公司要發展，就會有更多的業務往來，而這些合作關系雙方的權益和責任就是由合同進行約定。2.財務：合同管理的聚焦點合同管理說的直白點，其實就是對合同紙質文本的線上化，合同具體的約定內容通過系統是沒辦法直接進行管理的，更多提供一種便利。如果非要找一個聚焦點，那就是財務。合同中約定的財務信息包括合同金額、收付款期數、計劃收付款時間以及條件，我們需要將這些信息拆分出來，進行單獨管理。通過合同的財務數據，我們可以做市場經營結果分析、制定後續的計劃，也可以為公司資金計劃提供支持等等。但是要註意的是，合同不僅僅隻有財務信息，其他的信息我們也應該關註，隻是聚焦點在財務信息而已。3.報表：合同管理價值的體現合同管理系統的目的不是將合同附件線上化，是要給業務、管理提供數據支撐，方便業務和管理做決策。而這些呈現的最好方式就是報表。基於合同類型的報表、基於合同狀態的報表、基於合同金額的報表、基於收付款計劃的報表等等，有瞭這些報表，合同管理系統的價值才能得以更好的體現。三、合同管理系統設計設計合同管理系統前，先來瞭解合同，我們可以將合同拆分成：合同基礎信息、財務信息和合同附件，在設計合同管理系統的時候，我們需要把合同的財務信息拆分出來單獨管理，合同基礎信息和合同的附件放在一起管理，通過關聯將基礎信息和財務信息展現到一起。1.合同內容合同內容一般分兩塊，合同的關鍵信息和合同的文本信息，合同的文本可以是線上文本或者附件；關鍵信息則包括：合同名稱、合同編號、合同主體、合同的簽訂方等，具體內容如下：說明：合同分類需要有兩個維度，財務維度和業務維度，業務維度根據公司的實際情況進行劃分，財務維度區分收款、付款和其他合同。一般情況下，簽署方不超過四個，建議設計的時候，考慮最多的情況。2.財務信息財務信息包括：合同的金額和合同的收付款期數信息，這裡要特別說明一點是：有些合同的是沒有財務信息的，比如協議，但是沒關系，不影響。說明：合同收付款信息中可以不用標明是收款還是付款，基於合同本身判斷。合同名稱從合同基礎信息庫中選擇得到，不是文本字段。3.信息關聯這樣設計以後，財務的信息和基礎信息是分割開來的，我們需要通過關聯關系財務的收付款期數關聯到合同的基礎信息中。三、結束語合同管理系統設計的時候，需要設計通用型的合同管理方案，畢竟合同管理系統所管理的合同范圍會根據業務和管理的訴求不斷變化，深入瞭解合同以後，我們將其分成基礎信息和財務信息兩塊，基礎信息方便合同查找、財務信息方便合同收付款管控，業務、管理訴求不斷變化，我們的方案也是用。本次就聊到這裡，下次我們接著聊合同報表。#相關閱讀#合同審批流程應該如何設計本文由@墨語原創發佈於人人都是產品經理，未經許可，禁止轉載題圖來自Pexel，基於CC0協議舉報/反饋